ou plusieurs, selon les montants qui doivent être décaissés. d'adapter un logiciel aux besoins d'une institution. Le BILAN PAR PROGRAMME est conçu pour les institutions ayant de multiples programmes et systèmes de comptabilité intégrant la définition de centres de profit de programmes, comme indiqué dans la section 2.4.1. On confond souvent les concepts de mémoire et d'espace du disque dur. ? Le meilleur indicateur du nombre de dossiers traités est le NOMBRE D’EMPRUNTEURS ACTIFS PAR AGENT DE CRÉDIT, qui inclut tous les clients dont les prêts n'ont pas été passés en perte. Ce rapport doit être établi par les institutions de microfinance qui ont un volume important de dettes à court terme. Il est important de noter que cette caractéristique est surtout liée à la promptitude des saisies, donc de l’attitude des humains. Le reste de cette section est consacré à l'analyse de ces différents points et examine les problèmes soulevés par les principes et procédures de l'institution par rapport aux fonctionnalités du logiciel de gestion de portefeuille. L'achat du logiciel donne droit à bénéficier de l'appui technique d'un fournisseur agréé par téléphone, télécopie ou courrier électronique pendant trois mois. Dans notre exemple, le premier groupe à deux chiffres indique les coûts par programme. Ils doivent donc disposer d'états financiers établis à ce niveau en sus des rapports sur l'épargne et le portefeuille de crédits utilisés par le personnel de terrain. Quand en revanche les comptes des clients sont informatisés, cette somme est facile à calculer, bien qu'il demeure malaisé de détecter les anomalies et d'effectuer les ajustements. Le présent chapitre donne des conseils sur la façon de concevoir des rapports aussi utiles que possible et formule des recommandations sur les types de rapports les mieux adaptés aux besoins des institutions de microfinance, en en décrivant le contenu et le mode de présentation. 2. 2. Ils sont parfois qualifiés de valeur nette, ou d'actif net. Le bilan et le compte de résultat sont les deux types essentiels de rapport produits par un système de comptabilité. Système d’Information Numérique SIN1 (S1) 1ère année IUT GEII Neuville . Le bureau régional vérifie de nouveau les formulaires qui lui sont envoyés avant d'en reporter les données communiquées sur un nouveau formulaire, ce qui entraîne un délai supplémentaire de cinq jours. Il indique seulement l'évolution souhaitée pour ces ratios, de manière à aider les dirigeants à déterminer, en procédant à une analyse des tendances, si leur institution évolue de la manière souhaitée 6. La structure proposée ici se fonde sur les travaux de Tony Sheldon, conseiller financier de Women's World Banking. Ces indicateurs financiers sont analysés de manière détaillée dans tous les ouvragestraitant de gestion bancaire. Les informations doivent être sûres et fiables, le système doit fournir des informations à jour. Il se peut que son budget ne lui permette d'acquérir qu'un véhicule d'occasion ou bas de gamme, et non un véhicule de luxe. Des dépôts d'épargne supplémentaires doivent-ils être effectués pendant la durée du prêt ? La ligne 5, remboursements du principal, est difficile à calculer. Ce chapitre présente donc une sélection des indicateurs les plus importants pour les institutions de microfinance, explique comment les calculer, et fournit certains conseils essentiels à leur interprétation. La préparation d'un rapport développé étant à même de prendre un certain temps et les informations étant susceptibles d'être présentées et analysées sous de multiples formes, les institutions de microfinance doivent décider comment elles souhaitent organiser l'information qu'elles utiliseront régulièrement ? Le travail a été exécuté presque entièrement par le personnel chevronné de son département du système d'information. BRAC s'est rendu compte que, pour informatiser des données, il lui fallait organiser avec soin les systèmes de saisie afin de limiter au mieux les possibilités d'erreur. Système d'information complet, satisfaisant tous les besoins d'informations grâce à une série de rapports dont l'intérêt n'est plus à démontrer. 22. On pourrait envisager un format du type TT-NNNNN-C, où TT est le code descriptif du type de produit, NNNNN un numéro de séquence pour ce type de produit, et C le chiffre de contrôle généré par l'ordinateur pour ce compte. ? ? ? À mesure que l'opération progresse et que les problèmes et le champ des possibilités se précisent, il peut s'avérer nécessaire de réviser les paramètres définis dans la phase 2. L'élaboration du système de micro-crédit de la FAO a pris près de 10 ans, ce qui a évité aux utilisateurs de se heurter à de graves problèmes opérationnels. Les tables sont la fondation d'une base de données. Il est important de déterminer la manière dont les utilisateurs perçoivent leur rôle dans le processus. Le personnel de direction, qui est responsable d'un nombre considérable d'activités, peut facilement être submergé d'informations si celles-ci ne sont pas soigneusement sélectionnées et simplifiées. Un bon système d'information peut révolutionner le travail des membres du personnel d'exécution en leur permettant d'assurer un meilleur suivi de leur portefeuille et de mieux servir leurs clients, tout en travaillant avec une clientèle de plus en plus nombreuse. Les informations jugées pertinentes pour l’organisation doivent être saisies. Il doit aussi indiquer, dans une section distincte, les versements reçus pendant cette période au titre de crédits antérieurement passés en perte. La traduction de l'interface utilisateur est effectuée dans le cadre de la personnalisation du système. Suivi des résultats au moyen d’indicateurs. Bien que l'auteur ne donne aucun exemple numérique, il fournit un tableur qui calcule automatiquement les ratios, une fois saisies les données financières de base. Enfin, il peut aider les cadres de direction à orchestrer le travail de toute l'organisation en leur permettant de surveiller l'état de santé de leur institution grâce à une série d'indicateurs choisis avec soin et de prendre, en connaissance de cause, des décisions critiques dans les domaines opérationnels et stratégiques. Il peut comparer les résultats aux montants prévus au budget pour la même période, de manière à permettre aux cadres de direction d'évaluer leurs résultats par rapport aux objectifs. S'il n'est pas utile de conserver l'ensemble de ces sauvegardes quotidiennes, il importe néanmoins, à la fin de chaque mois, de sauvegarder la totalité des informations et de les conserver indéfiniment. Les institutions de microfinance doivent considérer un certain nombre de facteurs, tels que l'effet de l'inflation sur leurs fonds propres et les avantages procurés par les prêts concessionnels, ce qu'il n'est pas toujours aisé de faire à partir d'un plan comptable formel. En pratique, un système de comptabilité manuel se compose habituellement, au moins des éléments suivants (voir la figure 2.1 ci-dessous) : ? ? Le volume d'information brassé est considérable parce que BRAC saisit chaque semaine sur ordinateur les données relatives aux emprunts et à l'épargne de chaque emprunteur (et non des groupes ou des centres). Les remboursements effectués avant ou après l'échéance introduisent certaines distorsions à court terme, de sorte qu'il faut interpréter les valeurs prises par l'indicateur sur de longues périodes (par exemple au moyen d'une moyenne mobile sur six mois). Le système d’information et de décision est un procédé permettant de récupérer, stocker, traiter puis restituer et diffuser les informations. Il a été modifié à plusieurs reprises, et une nouvelle version est en préparation. Les exemples et la présentation des états financiers qui figurent dans le présent guide pratique sont fondés sur les Normes comptables internationales (IAS). Les comptes de contrepartie ont une valeur négative et leur montant vient en déduction de ceux des comptes auxquels ils sont associés. ? ? Montant total des apports en liquidités, capitalisés, reçus par l'institution. ? L'espacedu disque dur sert à stocker les informations pour de longues périodes ; c'est là qu'elles se trouvent lorsque l'ordinateur est éteint. Les administrateurs doivent aussi recevoir un COMPTE DE RÉSULTAT SIMPLI-. Coût de l'appui technique (charges mensuelles ou annuelles), ? Par exemple, un rapport peut regrouper les produits et les charges par centre de profit (agences) ou par programme (crédit, formation). Ils peuvent donc sembler avoir été remboursés à temps ou n'être que légèrement en retard, mais sont assortis d'un risque sensiblement plus élevé que les prêts dont l'échéancier n'a pas été modifié. Le TAUX DE POSITION DE CHANGE peut indiquer un risque élevé si l'institution a emprunté des capitaux libellés dans une devise forte pour les prêter en monnaie nationale. 1.5 Que penser des systèmes manuels ou des tableurs ? En 1995, ces petits épargnants étaient au nombre de 95 000 et avaient plus de 10 millions de dollars en dépôt dans des comptes d'épargne postaux. Ce rapport permet au conseil d'administration de comparer les résultats obtenus aux montants budgétisés approuvés. Windows 3.x est une interface graphique utilisateur pour DOS. Le prix est déterminé par : le prix d'achat du logiciel Solace, soit 3 000 dollars par utilisateur, le coût de mise en route et le coût annuel de l'appui technique (au niveau des installations et des utilisateurs) qui dépend des besoins et des conditions. La plupart des institutions emploient toutefois des ordinateurs personnels (PC), compatibles IBM, pour gérer leurs informations. de comptabilité d'engagement pour les dépenses, Un système manuel de comptabilité typique, 2.2 Comptabilité de caisse et comptabilité d'engagement. ? ? Une agence qui remplit quatre fonctions pourrait définir quatre types de droits d'accès : pour le chargé des opérations de caisse, l'agent de crédit, le comptable, et le directeur. Les données sont extraites du rapport F3. Le deuxième regroupe les valeurs enregistrées par les indicateurs analysés au chapitre 4 pendant trois mois consécutifs pour permettre d'identifier les tendances (voir la figure 5 page 64). Mais alors, ça changerait le fonctionnement de toute notre institution ! Cet indicateur est particulièrement utile et devrait faire l'objet d'un suivi régulier dans toutes les institutions. Ces deux guides traitent des mêmes sujets que les manuels de M. Bartel, mais de manière bien plus complète et exhaustive. être nécessaire d'organiser les mêmes informations par catégorie. Ils sont aussi parfois peu enclins à allouer de nouveaux fonds à une institution tant que celle-ci n'a pas épuisé ses ressources antérieures et, ce faisant, encouragent les institutions de microfinance à opérer, comme elles le font couramment, avec des réserves liquides dangereusement faibles. Dans le cas des caisses de crédit villageoises, le TAUX DE REMBOURSEMENT CONFORMÉMENT AU CALENDRIER est un meilleur indicateur de la qualité du portefeuille, puisqu'il divise le montant des remboursements reçus au cours de la période par le montant des remboursements exigibles conformément au calendrier établi dans le cadre du contrat de prêt initial. Institution de microfinance ESSOR Page 1, 08/10/96 Solde de clôture, Utilisateurs : Personnel de terrain, Périodicité : Hebdomadaire Groupement : Agence. Dans quelles proportions les versements sont-ils affectés au remboursement du principal, des intérêts, des commissions et des pénalités ? L'information étant à la base du fonctionnement de toute organisation, il n'est pas surprenant que l'introduction d'un nouveau système d'information puisse avoir un impact sur les fondements mêmes de l'institution en question. ? F : Rapports sur la situation de trésorerie, ? Le système doit-il permettre d'effectuer les opérations de guichet, c'est-à-dire permettre au personnel d'utiliser leur ordinateur lorsqu'ils traitent avec leurs clients, ou seulement les opérations de back-office, dans lesquelles les informations sont saisies à partir de registres-papier ? Par contre, rien ne garantit à l'institution qui fait appel à un programmeur local, ou à un programmeur indépendant chargé d'élaborer un logiciel maison, que celui-ci pourra se charger de l'appui technique et de la maintenance. Ce rapport évalue le montant des crédits à risque et les classe par ancienneté. Les colonnes de droite fournissent des informations permettant de déterminer la probabilité que le titulaire du compte conserve ses fonds dans ce compte, et donc que l'institution pourra continuer de les utiliser. Le tableau 4.2 (page 57) développe l'équation de la relation entre le RENDEMENT DES FONDS PROPRES et quatre autres indicateurs couramment utilisés13. Les comptables de l'institution pourront ainsi le maîtriser plus facilement. La structure du plan comptable a été simplifiée dans un souci de clarté mais aussi pour présenter une méthode différente. Les clients ont besoin d'informations qui sont essentiellement les mêmes que celles figurant sur un relevé de banque type (liste des mouvements du compte et solde à la date indiquée), afin de pouvoir vérifier l'exactitude des données et comprendre le fonctionnement du compte ?
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